Spotkanie czy e-mail? Wszyscy uczestniczyliśmy w spotkaniach, które można było całkowicie pominąć. Nie każda komunikacja wymaga spotkania – czasami wystarczy e-mail. Zanim zaplanujesz następne spotkanie, zadaj sobie pytanie, czy możesz osiągnąć ten sam cel za pomocą e-maila.

Dobre prowadzenie spotkań ma kluczowe znaczenie. To ważne dla Twojego projektu. To świetny sposób na pokazanie swoich umiejętności przywódczych. Ale nawet jeśli starasz się prowadzić lepsze spotkania, ważne jest również, aby upewnić się, że nie planujesz niepotrzebnego spotkania. To byłaby ogromna strata czasu dla Twojego zespołu. Spotkania to prośby o poświęcenie czasu, więc dokładnie oceń jego koszt lub korzyści.

Zanim utworzysz zaproszenie z kalendarza, zastanów się, czy spotkanie to jedyny sposób udostępniania informacji. Oto pięć okoliczności, w których wysłanie e-maila może być lepszą opcją niż spotkanie:

1. UZYSKIWANIE FEEDBACKU

Jeśli potrzebujesz informacji zwrotnej od współpracownika lub zespołu na temat czegoś, co możesz udostępnić poza spotkaniem, zacznij od tego. Opublikuj swój dokument w lokalizacji, do której inni mają dostęp, lub po prostu dołącz go do wiadomości e-mail, informując, jakiego rodzaju opinii szukasz.

Takie podejście ma kilka zalet:

  • Otrzymasz więcej szczerych opinii. Ludzie prawdopodobnie podzielą się pomysłem na osobności, czego nie zrobiliby w grupie.
  • Otrzymasz informacje o wyższej jakości. Ludzie nie będą się tak śpieszyć i będą mogli poświęcić całą swoją uwagę.
  • Uzyskasz lepszą informację zwrotną, unikając myślenia grupowego – tej tendencji do myślenia w grupie i uzyskiwania konsensusu wśród uczestników.
  • Gdy Twój zespół prześle swoje przemyślenia, możesz spotkać się, aby w razie potrzeby omówić.

2. AKTUALIZACJE STATUSU, KTÓRE NIE WYMAGAJĄ DZIAŁAŃ

Jeśli udostępniasz lub prosisz o informacje jako aktualizację statusu, możesz to łatwo zrobić za pośrednictwem poczty e-mail. Jeśli potrzebujesz więcej informacji lub wyjaśnień, poproś o to w kolejnym e-mailu – lub nawet podnieś telefon i zadzwoń.

Przeczytaj także artykuł: Maile, które nic nie wnoszą.

3. DZIELENIE SIĘ INFORMACJAMI

Jeśli przekazujesz informacje swojemu zespołowi w jedną stronę, bez konieczności wprowadzania danych lub dialogu, możesz to zrobić za pośrednictwem poczty e-mail.

Dwie sytuacje, w których możesz potrzebować zorganizować spotkanie:

  • Jeśli kierownictwo lub kierownictwo postrzegają to jako sposób na bycie dostępnym dla swoich zespołów, może to być dobre wykorzystanie czasu. Dzielenie się informacjami i dawanie uczestnikom możliwości zadawania pytań może budować morale i pomóc zespołowi poczuć się bardziej wspieranym.
  • Jeśli przywództwo dzieli się poufnymi informacjami, które mogą negatywnie wpłynąć na morale, warto przekazać je osobiście.

4. BRAK JASNYCH CELÓW I WYNIKÓW

Jeśli nie masz jasnego celu, wyników, a nawet planu, masz więcej pracy do wykonania. Komunikuj się za pośrednictwem poczty e-mail, aby uzyskać potrzebne informacje, zamiast gromadzić ludzi na spotkaniu. Możliwe, że nigdy nie potrzebowałeś tego spotkania.

A jeśli potrzebujesz dyskusji grupowej lub sesji roboczej, poświęć czas na jasne zrozumienie zamierzonych celów i wyników spotkania.

5. BRAK ZMIAN OD OSTATNIEGO SPOTKANIA.

Jeśli organizujesz spotkanie projektowe cyklicznie i nie masz nowych informacji, postępów lub zmian od ostatniego spotkania – nie masz nic do omówienia – wyślij e-mail z tą aktualizacją i pozwól wszystkim mieć czas na inną pracę. Podziękują Ci za to.

ULEPSZ SWOJĄ KOMUNIKACJĘ DLA LEPSZYCH REZULTATÓW

  • W swojej komunikacji wyrażaj się przejrzyście. Jeśli wysyłasz informacje w celu poinformowania, uporządkuj je w sposób ułatwiający czytelnikom zrozumienie.
  • Jeśli prosisz o coś, na przykład o opinię, jasno określ, o co prosisz, i podaj terminy lub inne ważne informacje.
  • Powinieneś mieć jasny cel i cel spotkania. Możesz zamiast tego osiągnąć ten cel za pomocą wiadomości e-mail. Zaplanujesz mniej spotkań, a Twój zespół doceni odzyskanie tych godzin.
  • Następnym razem, gdy otworzysz kalendarz, aby zaplanować spotkanie, zadaj sobie pytanie, czy naprawdę go potrzebujesz.

SPOTKANIE CZY E-MAIL?

Prawie każde spotkanie może być e-mailem, jeśli spełnione są dwa warunki:

1. Kierownik ma wystarczająco silne umiejętności pisania, aby jasno się komunikować;

2. Współpracownicy są wystarczająco zdyscyplinowani, aby czytać, przetwarzać, dokładnie rozważyć i wysłać e-mailem dodatkowe pytania dotyczące tego, co zostało napisane. Te dwa warunki są rzadko spełnione.

Dobrze przeprowadzone spotkania mogą zaowocować silniejszymi zespołami. Bez względu na branżę budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji z kolegami i zespołami pomaga poprawić przepływ ogólnej komunikacji. Dobrze zorganizowane spotkanie może organicznie wspierać relacje i pomagać w budowaniu więzi w zespołach.

Podziel się tym artykułem ze swoimi znajomymi